ご契約までの流れ

オフィス移転において、スムーズな契約と準備が成功の鍵となります。
ここでは、一般的には6カ月以上の準備期間が必要とされるオフィス移転が、どのような流れで実施されるのか押さえておきましょう。

オフィス移転6ヶ月以上前

1.オフィス移転計画の立案

移転の目的を明確にし、それに基づいて立地条件や設備条件を検討します。例えば、オフィスを広くする、企業イメージを向上させる、賃料を削減するなどの目的があります。
また、オフィス移転に必要な作業を整理し、移転日までの作業スケジュールを作成します。初期段階ではおおまかなスケジュールとなりますが、後に具体的な作業内容を追加していくことが重要です。
オフィスや会社の規模にもよりますが、1年から8カ月前くらいから検討を進めましょう。

2.オフィスビルの検索

仲介・不動産会社に希望物件を問い合わせし、「コスト」「ビルのグレードや規模」「設備や機能」「立地や環境」を比較します。希望条件に近い物件があった場合、現地に赴き、周辺環境等もチェックしましょう。物件検索にはぜひ、東京オフィスチェックをご活用ください。

3.新オフィスの契約準備

気に入った物件が見つかったら、入居申込みの準備を進めます。申込書に、会社名や業務内容などを記入し、必要書類を添付して申込みます。オーナーによる信用調査が行われ、問題がなければ契約に進みます。

4.敷金・保証金の確認

賃貸契約時には、敷金や保証金が必要です。支払額や返還方法、償却方法などを確認し、共用部分の負担についても把握しておきます。また、契約前に手付金を支払うことがあります。通常、保証金の一部に充当されますが、キャンセル時の対応も確認しておくことが大切です。

5.現入居オフィスビルの解約予告

新オフィスの契約が無事完了すれば、現入居オフィスの解約手続きを進めます。現在のオフィスビルを解約するには、一般的に6ヶ月前に予告が必要です。契約書で具体的な解約予告期間を確認し、オーナーやビル管理会社に通知します。また、保証金の返還時期や原状回復費用についても確認しておくことが重要です。保証金の返還に時間がかかる場合や解約料が発生するケースもありますので、オフィス賃貸契約条件の確認をお勧め致します。

オフィス移転4～5ヶ月前

1.ビル工事条件（指定業者）の確認

ビルによっては、指定の電気工事会社や内装工事会社がある場合があります。これにより費用や手配に大きく影響を与えることもあるため、できる限り契約前に確認しておきましょう。当社にお任せいただければ、ビル会社様と直接やりとりをしますので、これらを明確化することが可能です。

2.レイアウト検討

現在のオフィスでの問題点を分析し、新しいオフィスに必要な機能スペースを整理します。移転先の規模にもよりますが内装や間仕切工事もしっかりとする場合、最低4～5ヶ月前には相談を開始しましょう。移転先のビルに合わせて、新オフィスでのゾーニング（執務スペース、会議室、休憩スペース等の配置）や家具、コピー機等のオフィス設備、それに合わせたLAN設備の配置計画をします。

3.現オフィスの原状回復工事の確認

移転や退去をする際は、オフィスを借りたときの状態に戻す「原状回復工事」をする必要があります。独自に工事を行った箇所や破損個所などはあらかじめ確認しておきましょう。もし指定業者以外で施工可能な場合は、自社で依頼可能な施工業者を選定し問い合わせを行う必要がございます。その場合、当社でも実施可能ですのでもしよろしければご相談ください。

オフィス移転2〜3ヶ月前

1.家具・OA機器の購入・リース手続き/入居工事の着手

作成されたレイアウトプランをもとに必要な家具、OA機器を選定し、見積もりのうえ発注します。コピー機やFAXといったリース用品は、リースを継続するのか新規手配とするのか決め、発注しましょう。電話・インターネット回線についても、移転後を想定のうえ契約内容の見直し・発注をしましょう。　
移転先のオフィスに、執務スペース、会議室、休憩スペースなどの区画工事を行います。

2.社内での移転ミーティング/各業者への発注作業

プロジェクトチームを結成し、部署ごとに責任者を決定します。具体的な移転スケジュールを作成し、役割分担を明確にします。移転作業の手順や移転後の作業内容をマニュアルにし、全社員に配布・説明することで、スムーズな移転作業が実現します。
また、新しい電話番号などが決定したら、移転案内状や社内印刷物の発注を行います。

オフィス移転1ヶ月前

1.入居工事完了検査

新しいオフィスの工事完了後、希望した通りの工事が行われたかや問題が生じてないかを検査します。
完成図面との比較、建材の確認、開閉部等の動作確認、機器の電源が入るかどうか等を細かくチェックします。

2.引越しの準備

引越し日の2週間前までには梱包用の段ボールを用意しましょう。梱包時は、移転先と移転元の什器に番号を振り、梱包した段ボールにも番号を振ることで、開封の際にスムーズに作業が進みます。貴重品や重要書類は個人で運ぶことが望ましいです。
コピー機やパソコンの調整が必要な場合は、事前に業者と打ち合わせを行います。

3.移転案内状の送付

取引先に対しては遅くとも1カ月前にはお知らせできるよう準備を進めましょう。
その後、得意先や取引先に移転の案内状を送付します。通常、移転の2週間前には届くように手配します。

4.各官庁への届出内容整理

法務局や税務署など、必要な各種届出先をリスト化し、効率的に届出を行います。移転に伴い必要となる各種行政手続きは、期限があるため早めに手続きを済ませておきましょう。
　例：法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所、消防署、郵便局、NTT、労働基準監督署

オフィス移転当日

1.新しいオフィスへの引越し

引越しがスムーズに行われるよう、担当者は引越し会社と連絡を取り合います。移転終了後は、荷物の搬入状況や備品の損傷などを確認します。