オフィス移転に必要な費用の一覧は？費用の内訳と相場を徹底解説！

働き方が多様となった現在に対応するために、オフィス移転を検討している企業が多いと思います。そして人手不足の昨今、オフィス環境の整備は優秀な人材を確保するために重要度が年々増してきました。しかし、いざオフィス移転するとなると気になるのは、オフィス移転にかかる費用ではないでしょうか？
今回の記事では、オフィス移転にかかる費用の概要と相場を分かりやすく解説します。

オフィス移転費用はどのタイミングでかかるのか？

オフィス移転には「どんな費用がかかって、それはどのタイミングで発生するのか？」全体像を捉えておくのが大切です。この章では、細かな費用の説明に入る前にオフィス移転費用の全体像を解説します。オフィス移転に関する費用には大きく分けて以下の３つがあります。

1. 現オフィスにかかる費用
   契約満了までの賃料に加えて、入居時と同じ状態に戻すための原状回復工事の費用が主に発生します。
   また、新しいオフィスには必要ない不要品処分の費用も加わります。
2. 新オフィスへの引っ越し費用
   引っ越し作業にかかる費用に加えて、住所変更に伴う名刺やパンフレットなどの修正費用、届出手続きの諸費用が発生します。
3. 新オフィスの入居費用
   賃料と敷金、礼金、仲介手数料などのオフィス物件取得費に加えて内装や設備工事費、オフィス家具購入費などの費用が発生します。

この3つの費用がどのようなタイミングでかかるかを表した図が以下になります。
特に、現オフィスと新オフィスの賃料を二重に支払う期間には注意する必要があります。

現オフィスへかかる費用

現オフィスの賃貸借契約を解約するには、借主から貸主に対して解約の意思を通知しなくてはいけません。
この通知を「解約予告」といい、解約の6カ月前に通知することが一般的とされています。この章では、解約予告から敷金返還までの費用を説明します。

契約解除日までの賃料

現オフィスから引っ越しても、入居当時の状態に戻す工事が完了するまでは解約できません。そのため、現オフィスと新オフィスの賃料を二重に支払う期間が発生する可能性が高まります。この点を把握したうえでオフィス移転費用を準備することが重要です。

原状回復工事費用

オフィスの賃貸借契約時に借主は「原状回復義務」を負います。入居時と同じ状態に戻すための原状回復工事には、パーティションや造作壁の撤去、床や壁の修繕、天井の補修、クリーニングなどが含まれます。豪華な内装や特殊な設備を導入している場合は、それらを撤去するための費用が加算され、費用がさらに膨らむことも少なくありません。工事期間が長引くと、その間も賃料が発生する可能性があるため、余裕を持ってスケジュールを立てることが重要です。
通常、原状回復工事費用は敷金から相殺されます。

解約違約金

「解約違約金」は、契約期間中に退去する場合に借主が貸主に対して支払う金銭です。借主が支払うはずであった契約期間満了までの賃料の一部が貸主から請求されることになっております。解約違約金の金額は契約内容によって異なりますが、契約期間満了までの期間が1年残っていれば、1年分の賃料の半額が解約違約金として請求されることが一般的です。解約違約金を回避するためには、契約期間満了を待って退去することが望ましいため、移転スケジュールと契約期間を照らし合わせ、違約金の発生を最小限に抑えるための対策を行いましょう。

不用品の処分費用

新オフィスに必要がない什器やOA機器、書類などは処分しなくてはいけません。機密書類は情報漏洩を防ぐための適切な処分を行い、産業廃棄物は産業廃棄物処理業の許可を持つ業者に運搬・廃棄を依頼しましょう。エアコンやFAX、PCなどの法律で定められたリサイクルの対象物はリユース業者に買い取ってもらえる可能性がありますので事前に確認しておく必要があります。オフィス移転を機会に不要な荷物を減らし、書類の保管ルールを見直すことで、新オフィスの業務効率化につなげましょう。

敷金・保証金返還について

現オフィスの敷金は、退去時ではなく原状回復工事が終わり、オフィス賃貸借契約の解約後に返却されます。そのため、新オフィスの契約時には、現オフィスの敷金が返却されていないタイミングで新オフィスの敷金や補償金を支払うことになります。

敷金返還額について

オフィスの場合は、敷金が全額返却されることはありません。住宅の場合は、通常の使い方で発生する修復費は借主が負担することはありませんが、オフィスの借主は借りた時の状態に戻す義務があります。そのための「原状回復工事費」を負担しなければならず、その費用は敷金から差し引かれるケースがほとんどです。さらに、未払いの賃料や共益費が残っている場合も、敷金から補填されることが一般的です。

保証金の返却について

オフィス賃貸借契約は、敷金ではなく保証金として契約時に預けることが多くあります。保証金は、敷金と同じように「原状回復費用」と「未払い賃料」の補填に加えて「退去時償却分」として費用を支払う場合があります。「退去時償却分」は賃貸借契約の終了時に賃料の〇カ月分を、または保証金の〇〇％を無条件で差し引くという取り決めです。例えば、原状回復工事がなくても、賃料の3カ月分は無条件で差し引かれた保証金しか返却されてないことになります。
大型オフィスビルでは、償却分は必要ないとする契約が増えてきていますが、中小オフィスビルでは従来通り償却分を差し引くところが多いようです。

新オフィスへの引っ越し費用

移転作業費に加えて、住所を変更することでかかる費用を説明します。見落としがちな費用なので注意してください。
複数の業者へ見積依頼をして、費用の比較を行い最適な業者を選びましょう。

www.office-check.co.jp

合わせて読みたい

オフィス移転の手続きガイド！必要な手続きとスムーズな進め方を徹底解説

オフィスの移転を考えているけれど、手続きが多くて煩雑になりそうとお悩みではありませんか。そこで本記事ではそんなお悩みを払拭すべく、オフィスの移転に必要な手続きとスムーズな進め方を解説します。この記事を最後までお読みいただき、手続きを把握したうえで、スムーズで忘れや漏れのない移転にお役立てください。オフィスの移転とはオフィスの移転は、一般家庭の引っ越しとは大きく異なり、デスクやキャビネットなどのオフィス家具はもちろん、機密書類や精密機器など重要なものも移動させるため、綿密な計画と引っ越しのプロ...

続きを読む

移転作業費

オフィスの移転作業には、家具や什器、書類、IT機器などを新しいオフィスに運搬するための費用がかかります。これらの費用は、移転時期やオフィス規模などの各種条件によって金額が変動するので慎重に業者選定を行ってください。

移転作業費の変動要素①：移転時期

オフィス移転繁忙期の1月～3月・9月～12月は料金が高くなる傾向です。

移転作業費の変動要素②：オフィス規模

オフィス規模が大きくなると当然費用が高くなります。おおよそ社員1人あたり3～5万円程度の費用をみておくとよいでしょう。

業費の変動要素③：立地条件

条件によっては移転作業が困難になることもあり、その場合は追加費用が発生することもあります。
移転先の条件によって費用が変動しますので、以下の点は事前に確認しておきましょう。

• 荷物用エレベーターはあるか？
• エレベーターの使用に制限があるか？
• 階段や通路の幅が狭くないか？
• クレーン作業が必要か？

移転作業費の変動要素④：荷物の種類

移転作業費は、組立家具の有無や重量物の数によって増額されます。特に、複合機は精密機器のため取り扱いにも注意しなければなりません。
複合機は、少しの振動や衝撃が誤作動・故障の原因になることも十分考えられるため、移動させる際には専門業者に輸送を依頼することをおすすめします。
リース契約の複合機の場合は、リース会社もしくは販売会社に、移転が決まった段階で連絡を入れて住所や電話番号が変更になる旨を連絡しておく必要があります。
移転作業にはオフィスの配線工事やIT機器の設置なども含まれるため、これらの作業を一括して依頼できる業者を選定すると良いでしょう。

登記変更費用

オフィスを移転する際、速やかに「登記変更手続き」を行い、法務局に新しい所在地を登録をしなくてはいけません。登記変更を怠ると、法令違反となり罰則が科せられる可能性があります。この手続きには、法務局への「登録免許税」の支払いが必要で、さらに司法書士に依頼する場合は、その報酬も発生します。
登記変更の完了には期間がかかるため、できるだけ早めに手続きを開始してください。

その他諸費用

オフィス住所がある名刺やパンフレット、会社案内、封筒などの印刷物は新たに作成をする必要があります。そして、取引先に移転の案内状を作成・送付する場合は、作成から発送までの費用も発生します。印刷物以外にもホームページ等のオンライン上の修正作業も必要になります。

新オフィスへかかる費用

この章では、新オフィスにかかる各費用の解説と費用目安を紹介します。

敷金

「賃料の未払い」や「原状回復費用」の担保として、賃貸借契約時に借主が貸主に対して支払う預け金です。退去時に「賃料の未払い」や「原状回復費用」があれば敷金から差し引かれます。契約終了時に残った敷金が返還されます。

礼金

借主が貸主に対して支払う謝礼金です。契約成立に対する感謝や、物件を借りる権利に対して支払われるもので、退去時に返還されません。
礼金は貸し手の裁量で決まることが多いため、賃借人の立場で交渉する余地がある場合もあります。特に、長期契約や需要の低い物件では礼金が減額されることがあります。

仲介手数料

物件探しから契約手続きまでサポートしてくれた不動産会社へ支払う成功報酬です。通常、借主が仲介手数料を支払いますが、貸主と折半する場合もあります。
また、契約時期や他の物件との競合状況によっては手数料の割引や減額が可能な場合もあります。

火災保険料

法律上では、賃貸オフィスは火災保険に加入する義務はありません。しかし、ほとんどの物件が賃貸借契約の際に火災保険に加入することが条件になっていて事実上義務となっているのが現状です。他のテナントが火災を起こした場合、失火責任法の規定により、火元の側に重大な過失がない場合、損害賠償を請求はできません。
そのため、事前に自己防衛しておくことが必要不可欠です。

前家賃

前家賃は、賃貸借契約時の敷金や保証金、礼金、仲介手数料と併せて初期費用として支払います。一般的に賃料は後払いであるのに対して、前家賃は契約時に翌月分または複数月分を事前に支払うことが多く、賃貸人にとっては契約保証金の一環としての役割も果たしています。

保証委託金

借主の賃料未払いを保証会社が立替払いすることを前提に支払われる費用です。借主は保険会社を利用して、貸主に保証を提供する代わりに敷金などの一部負担を抑えて初期費用を軽減することが可能になります。

内装工事費用（什器購入・ネットワーク機器の設置を含む）

通常のオフィスでは床、壁、天井などの基本的な内装は仕上がっているため、借主は自社に合ったレイアウトを設定して、間仕切り壁やオフィス什器を設置します。内装工事費をできるだけ削減したい場合や、移転後直ぐに業務を開始したい企業は、内装工事や什器があらかじめセッティングされたセットアップオフィスを検討することを、おすすめします。ただし、セットアップオフィスは、自社に合ったオフィスレイアウトにカスタマイズすることは難しく、賃料が高くなる傾向があるので注意して検討してください。加えて、新オフィスではネットワーク機器や電話システム、サーバーの設置なども行わなければなりません。
これらの費用は、オフィスの規模や業務内容に応じて大きく異なります。特に、最新のネットワークシステムやセキュリティ設備を導入する場合、初期投資としてかなりの額がかかることが予想されます。

www.office-check.co.jp

合わせて読みたい

セットアップオフィスとは？ 変化の激しい時代におすすめの選択肢

今までのオフィスは全ての従業員が出社することを前提にしており、執務室を確保することに重きが置かれていました。現在は、テレワークやフレックスが導入されたことで、オフィスに求められる機能が多様化しています。その結果、皆さんの会社も新たなオフィス機能の必要性に迫られているのではないでしょうか？しかし、その機能を満たすための設計を一から行うには時間と労力がかかるため、すでにその機能が備えられているセットアップオフィスの重要性が高まってきました。今回の記事は、注目されているセットアップオフィスの実態に...

続きを読む

まとめ

オフィス移転には多額の費用がかかります。まずは、大まかにオフィス移転の費用と期間が、どの程度かかるかを把握することが重要です。
そのうえで、自社の移転資金と移転時期を十分に検討してください。計画的な移転スケジュールを組むことで、色々な費用削減策を実行することができます。
皆さんのオフィス移転が成功することを、心より祈っております。

なお、いまお使いのオフィス・店舗の移転をご検討される場合は「東京オフィスチェック」がおすすめです。
東京オフィスチェックであれば、テナント様からの仲介手数料無料で空室のご案内・ご契約が可能です。またご入居後のレイアウト作成や内装工事も承っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。