オフィス移転コンサルタントとは？利用のメリットとデメリットを徹底解説
オフィスの移転は、企業にとって非常に大きなプロジェクトであり労力がかかるものです。そのため計画的に効率よく行うことが求められます。そんなオフィス移転をスムーズに進めていくための方法として、コンサルを利用する方法があります。多くのことを考慮して進める必要があるため専門的な知識をもつコンサルに依頼することはおすすめの方法です。今回の記事では、オフィス移転をコンサルに依頼するメリット、デメリットについて詳しく解説していきます。
オフィス移転コンサルの選び方
オフィス移転は非常に重要なプロジェクトであり、オフィス移転コンサルへ依頼する場合、適切なコンサルタントを選ぶことが必要です。適切なコンサルタントの選び方のポイントには以下のようなものがあります。
- 業種に応じた専門性や実績
- 依頼についてのコスト
- ニーズへの対応
上記のポイントを抑えて依頼するコンサルタントを選定することが重要です。ここからはこれらのポイントについて詳しく解説していきます。
実績と業種の専門性を重視
オフィス移転コンサルの選ぶポイントとして、実績や専門性を重視することが重要です。実績については、具体的な過去の成功事例などを確認します。成功事例は、プロジェクトについての経験、知識、スキルを有していることが確認できます。実績や経験がないコンサルに依頼してしまうと、スムーズなオフィス移転が困難となってしまいます。コンサル企業のホームページなどで、過去の事例などを確認しておきましょう。
さらに業種についての専門性の有無についても確認が必要です。同じオフィス移転であっても、業種によって考慮すべき項目は異なります。業種によってトレンドのオフィスデザインは違い、必要な機器やオフィス家具も異なってきます。移転について法的知識などを含めて、業種についての専門的知識の有無は重要な要素であるといえます。スムーズなオフィス移転を進めるために、コンサルの実績や専門性を事前にしっかり確認しておきましょう。
相見積もりでコストを比較
コンサル選びでは、コストを比較することも重要です。オフィス移転をコンサルへの依頼は、スムーズなオフィス移転を行うために効果的ですが、コストが発生してしまいます。実績や専門的なコンサルであれば、決して安い金額ではありません。そのため、複数のコンサル業者から相見積もりをとりコストの比較を行いましょう。相見積もりをとることで、コストの比較が行えて適正な見積もり金額の把握ができます。1社だけでは偏った幅の狭い検討となってしまうため、相見積もりは必ず実施しましょう。
ニーズに応じた業者の選定基準
オフィス移転を成功させるためのコンサル選びではニーズに応じた業者を選定していく必要があります。ここまで解説したもの以外にも業者選定の基準に以下のようなものがあります。
- コミュニケーション能力
コンサルのコミュニケーション能力についても選定基準のひとつです。クライアントと適切なコミュニケーションがとれないと、要望を正しく共有できません。報連相が円滑に行えるかどうかが重要です。 - ニーズへの対応力
クライアントのニーズを実現させる対応力や提案力も重要な要素です。ニーズに対応できないコンサルでは、クライアントの要望は叶わず満足度の低いものとなってしまいます。
対応力や提案力の高いコンサルに依頼することで、要望を最大限実現させることが可能となってきます。
オフィス移転コンサルを利用するメリットとは
オフィス移転にコンサルを利用することには多くのメリットがあります。そのメリットは多岐にわたり、具体的なメリットとして以下のようなものがあります。
- 全体的なコスト削減と効率的な業務運営
- 専門家によるスムーズな移転手続き
- 自社ニーズに合ったオフィス空間の提案
ここからは、上記のオフィス移転のメリットについて詳しく解説していきます。
コスト削減と効率的な業務運営
オフィス移転をコンサルに依頼することでコスト削減の効果が期待できます。依頼料はかかってしまいますが、それ以上の効果が見込まれます。そんなコスト削減効果は以下のとおりです。
- 効率的なオフィスレイアウトの提案によって、無駄なスペースや設備が軽減される
- 徹底した予算管理によって、予算内で最適なオフィス移転が実行できる
- コンサル交渉力に長けているため、設備機器業者、引越し業者などとの金額交渉も行える
- 移転にあたってのリスクを想定が可能ため、適格なリスク管理が行える
これらが適切に実行される、コンサルへの依頼は依頼料以上にコスト削減効果が期待できるといえます。
専門家によるスムーズな移転手続き
オフィス移転のコンサルへの依頼によって、専門家によるスムーズな移転手続きが可能です。専門家であるコンサル依頼による移転手続きのメリットに以下のようなものがあります。
- 詳細な移転計画を作成可能であるため、精度の高いスケジュール管理ができる。想定されるリスクを含めた計画の準備も行える。
- 設備機器業者、引越し業者など移転に関係する業者との交渉も行ってくれるため、スケジュールに沿った機器の搬入や引越しのタイミングなどが計画的に実行される。
- インターネットや電気、水道などのインフラ設備の設置計画も行うため、業務遂行に必要なインフラをスムーズに移転できる。
- 社員や企業の関係者に対して移転についての情報を提供し、移転についての不安や不満の解消の解消への対応も行ってもらえる。
- 移転に関わるさまざまなトラブルに対応して各種サポートも行ってもらえる。
コンサルへの依頼によって、上記のメリットが生まれてきますので、スムーズでストレスの少ないオフィス移転が可能となってきます。
自社ニーズに合ったオフィス空間の提案
コンサルへの依頼のメリットとして、ニーズに合ったオフィス空間の提案があります。コンサルはオフィス空間についての専門的な知識が豊富にあり、最新のトレンドも理解しています。最新の設備機器などの情報にも精通しているため、業務効率化につながる提案力も魅力的です。さまざまなことを考慮し無駄スペースを省いた、機能性の高いオフィスレイアウトを計画してくれます。自社のニーズをコンサルとしっかり共有して、仕事がしやすい理想的なオフィス空間づくりを進めていきましょう。
オフィス移転コンサルを利用するデメリット
オフィス移転をコンサルに利用する場合にはさまざまなメリットがありますが、デメリットとなる部分も存在します。コンサルに依頼することを正しく理解しておかなければ、メリットとなる部分もデメリットとなってしまいます。ここからは、オフィス移転をコンサルに依頼する場合のデメリットについて詳しく解説していきます。
費用負担と投資対効果の難しさ
コンサルへの依頼には、コンサル料が発生します。コンサル料は依頼内容や規模によって異なってきますが、決して安い金額のものではありません。コンサルにオフィス移転を依頼することのメリットは、すぐに効果があるものでなく将来に向けた投資的な効果も多々あります。そのため、計画が不十分な場合などは、コンサル料のみが負担となり、コスト増大につながっていきます。そのような状態を回避するために、コンサルとの打合せや見積もり段階にて、ニーズや予算の共有をしっかり行ったうえで、計画をスタートさせることが重要です。コンサル依頼のメリットを最大限生かせることができる計画をたてていきましょう。
選定ミスによるトラブルのリスク
オフィス移転のコンサル利用では、コンサルの選定がとても重要です。コンサルの選定によって、オフィス移転が成功するのか左右されます。実績や経験、専門的知識のないコンサルを選定してしまうと、予算オーバーな計画、ニーズへの対応ができない、スケジュール管理不足による計画の遅延などさまざまなリスクが考えられます。コンサルの選定ミスは多くのリスクがあるものだといえます。そんなコンサルの選定ミスを防ぐためには、コンサルの実績や経験などの情報収集を行い、自社にオフィス移転に適したコンサルか判断する必要があります。
さらに相見積もりを複数社からとり、おかしな金額の部分がないのか比較検討していきましょう。ホームページや口コミなど、集められる情報は全てあつめて、自社のオフィス移転に適した業者であるか判断していきましょう。
業務遂行時の日常業務への影響
オフィス移転中はコンサル業務が遂行されている間、日常業務へ影響を及ぼします。移転中は設備機器や家具の移動が行われるため、業務を通常通りに行えません。そんな日常業務への影響を最小限に抑えることも、コンサルの大事な業務です。そんな日常業務への影響を軽減させるために以下の方法があります。
- 段階的に移転を進めていき、業務への影響を分散させる。
- リモートワークの導入を進め、オフィスでの業務を減らしていく。
- 移転のスケジュールを細かく作成し、業務の前倒しなど調整を行う。
- ITのインフラなどを先行で整備していき、移転後の業務が即時行えるようにする。
- 移転に関する情報を定期的に公開していき、移転のストレスを軽減させる。
上記のポイントを実践しオフィス移転に伴う業務への負担を最小限に抑えていくことが重要です。
成功するオフィス移転のためのポイント
オフィス移転は、能力の高いコンサルに依頼すれば成功するというものではありません。依頼する企業側も成功のため動く必要があります。企業とコンサルが協力することで、より成功に近づいていくものです。オフィス移転を成功に導くために、重要なポイントを理解して社員の協力を得てすすめていくことが重要となってきます。
計画的なプロジェクト管理の重要性
プロジェクト管理はオフィス移転の成功を左右する重要なもののひとつです。明確で計画されたスケジュールによってプロジェクトの進行がスムーズに実施されていきます。リソース管理として人材、資金、時間などの要素をバランスよく配分して無駄を省くことで、スケジュールの短縮コストカットにもつながります。その他にもリスク管理として、事前にリスクを抽出、対策をあらかじめ想定しておくことで、問題による被害を最小限に抑えられます。細かな管理について検討を行い、プロジェクト管理として全てをまとめてオフィス移転を実行することで、計画的にプロジェクトを進められます。
社員全員の協力を得るための戦略
オフィス移転では、社員全員の協力がなければ成功につながっていきません。社員の協力をえるために以下のポイントをおされていきましょう。
- 移転計画の情報を共有し、透明性もたせ社員の理解や協力につなげていく。
- アンケートなどで社員の意見を取り入れて移転計画を進めていく。
- 役割分担を行い社員全員が何をするべきか明確にしておく。
- 定期ミーティングや打合せによって、コミュニケーションの強化
移転後のアフターフォローの重要性
オフィス移転後のアフターフォローは、オフィス移転の効果を確認するための重要な要素です。
- 社員からのフィードバックの収集を行い、今後の改善点や問題点を抽出し適切な対応を実施していく
- 移転後の疑問や不具合などのトラブル対応のための窓口を設定する
- 導入した設備が問題なく使用できるのか、インフラの整備は完了しているのか、事前の確認をしっかりと行う
- オリエンテーションによって、新設備の使い方などについても説明などを行う
上記のように移転後のアフターフォローは重要な要素であり、社員の満足度向や生産性につがるものです。移転後のコンサルとの付き合い方についてよく理解しておきましょう。
まとめ
今回の記事では、オフィス移転でコンサルを利用するメリットとデメリットについて詳しく解説していきました。オフィス移転は企業にとって非常に大きなプロジェクトです。オフィス移転の成功は、企業の利益増大や業務効率化にもつながります。そんなオフィス移転にコンサルを利用することはメリットが多く、その効果は多岐にわたります。しかしメリットばかりでなく、注意して慎重に進めていかなければデメリットとなる部分も存在します。このメリットとデメリットを正しく理解して、コンサルに依頼することが重要です。
今回の記事を参考に、コンサルを利用した理想的なオフィス移転を実施してください。
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