オフィスのリフレッシュスペースは？レイアウトデザインと導入のポイントを解説

業務を行う際に、集中して業務を続けられる時間は限られており、途中に休憩など気分転換を行うことで業務効率化が行えます。そんなリフレッシュするための空間に「リフレッシュスペース」というものがあります。リフレッシュスペースを有効に活用することで、社員のモチベーションや生産性の向上につながっていきます。今回の記事では、そんなオフィスリフレッシュスペースのデザインや実用性について詳しく解説していきます。

オフィスリフレッシュスペースの重要性と効果

オフィスリフレッシュスペースは、職場環境の向上や生産性につながる重要な要素です。業務中のストレス軽減やメンタルヘルスにもつながり、社員の健康にもつながります。多くのメリットがあるオフィスリフレッシュスペースさまざま効果をもたらしてくれます。
ここからはそんな重要な役割を果たすオフィスリフレッシュスペースの重要性と効果を、より詳しく紹介していきます。

リフレッシュスペースがもたらす職場環境の向上

リフレッシュスペースがもたらす職場環境へ与える影響に以下のようなものがあります。

• 社内のコミュニケーションの向上
  リフレッシュスペースは社内のだれでも使用できるスペースであるため、他部署などの普段を顔が合わすことがない人との接点が持てます。これにより、社内のコミュニケーションが活発になっていきます。
• 心身のリフレッシュ効果
  長時間続けて作業を行うことは、集中力の低下や健康にも影響を与え効率が低下します。適度に休憩をはさむことでより効率的な仕事が行えます。休憩の効果を高める効果がリフレッシュスペースにはあります。リフレッシュするためのスペースであるため、休憩の質も向上し疲労回復効果も期待できます。
• ブランディング効果
  リフレッシュスペースの設置は企業のブランディングにも効果があります。リフレッシュスペースを設置することで、社員のことを考えている企業として良い印象を与えることが可能です。働き方改革などを実践している良い企業としてイメージアップにつながります。

上記のようにリフレッシュスペースがもたらす効果は多くあり、社内社外にも良い効果が期待できます。

生産性向上のためのリフレッシュ方法

リフレッシュスペースを有効活用することによって、社員のモチベーションの向上や新しいアイデアなど創造性の向上が期待できます。これらの効果を発揮するためには、以下のような方法あります。

• 定期的に決まった時間にリフレッシュスペースを利用し、頭も体もリフレッシュさせる
• ストレッチなどが行えるエリアを設ける
• 読書などができる静かなエリアを設ける

上記のようにリフレッシュスペースの活用方法をさまざまあるため、エリア分けをしてより効率的にリフレッシュできる空間づくりを進めましょう。

効果的なオフィスリフレッシュスペースの設計

さまざま効果をもたらすオフィスリフレッシュスペースですが、その効果を発揮するためにはポイントを抑えて設計していく必要があります。設計のポイントとして「レイアウト」「動線」「ゾーニング」があります。ここからは、オフィスリフレッシュスペースの設計における重要なポイントについて詳しく解説していきます。

リフレッシュスペースのレイアウトのポイント

リフレッシュスペースの設計では、レイアウトが重要な要素のひとつです。レイアウトによって、得られる効果が変わってくるため、リフレッシュスペースの目的に合ったレイアウトを行う必要があります。快適に過ごすためのソファやリクライニングチェア、テーブルの配置、読書エリアを設けた場合には本棚などさまざまなものがあります。一人用のものから複数で使用するものなど、リフレッシュスペースの利用者の利用目的に合ったものが必要です。収容人数や動線などとのバランスを取ってレイアウトを決定していくことが重要です。

動線を考慮したインテリア設計の工夫

リフレッシュスペースを快適なものとするためには、動線を考慮した設計が重要です。スムーズな動線を確保することで、ストレスなく移動ができ混雑を避けることが可能です。さらに床材に変化をつけることで、視覚的な誘導を行い利用者同士が交わりづらい動線を確保できます。自然光や照明の明かり、サインなどを用いて意図的に動線を明確にすることもおすすめです。その他にも、設置する家具の配置を動線の妨げとならないように設置し、レイアウトの調整を実施することも重要です。

ゾーニングによる社員同士のコミュニケーション促進

リフレッシュスペースは利用目的に合わせてさまざまなエリアの設置が可能です。カフェエリア、リラックスエリア、読書エリア、エクササイズエリアなどがあります。これらは空間が同じでも明確なエリア分けを行う必要があります。エリア分けにはパーテーションやカーテン、ブラインドなどでエリアを明確に分けることが可能です。このようにゾーニングによってエリアを明確に分けて、目的に合った利用者同士が交流する機会が増えることが期待できます。同じエリアの利用者同士では、会話もスムーズに会話が進みコミュニケーションの促進につながっていきます。

オフィスリフレッシュスペースの導入手順

オフィスリフレッシュスペースは、社員の満足度向上や生産性向上が期待できるものです。そんなオフィスリフレッシュスペースは実際にどのように設置されて、どのような準備が必要なのかわからない方もいることでしょう。ここからオフィスリフレッシュの導入手順について、検討段階から導入、専門業者への依頼、予算や資金調達方法まで詳しく紹介していきます。

検討段階から導入までの流れ

オフィスリフレッシュスペースを導入するにあたって、検討段階から導入まで以下のの流れで行っていきます。

• 社員のニーズを把握
  リフレッシュスペースは社員がメインで使用するため、社員の要望などを抽出することが重要です。アンケートなどにて意見の抽出を行い、ニーズを把握することから始めます。
• スペースの選択
  オフィス内でリフレッシュスペースに適したスペースを検討していきます。自然光が入るアクセスがしやすい場所が理想的です。
• 設計やレイアウト
  専門の業者などに依頼して、設計やレアウトを行います。予算やニーズとのバランスをとりながら快適なスペースを計画していきます。
• 必要な家具、設備の導入
  スペースが出来上がったら、必要な家具や設備の導入を進めていきます。サイズや設置位置などに注意して、設置できないことにならないようにしましょう。
• ルールの決定
  リフレッシュスペースが出来たら、利用についてのルールを決めておきます。飲食できるエリアや利用可能時間などあらかじめルールを決めて、利用者が快適に利用できる形をつくります。
• フィードバックの収集
  リフレッシュスペースを運用後、利用者の感想や改善案などを収集していきます。これらを集めることで、より快適なリフレッシュスペースの作成が可能となってきます。

上記のような流れでリフレッシュスペースの導入を進めていきます。検討段階の情報収集が特に重要であるため、ニーズの把握はしっかり行いましょう。

専門業者への依頼時のポイント

リフレッシュスペースの導入では、改装工事が必要な場合が多く専門業者へ依頼して工事を進めていく必要があります。そんな専門業者へ依頼時のポイントについていくつか紹介していきます。

• 要望はまとめて明確に伝える
  要望がまとまっていないと、意図が上手く伝わらず思っていた工事とならない場合がある。
• 複数の業者から見積りをとって比較する
  複数の業者を比較することで、適正な金額であるかの判断材料となる。
• 専門業者の過去の施工事例を確認する
  オフィス内装工事などを実施した経験があるのかなどを判断するための材料となる。

上記のポイントを抑えて依頼をすることで、より要望通りで満足度の高い工事を行うことが可能となってきます。

予算設定と資金調達の方法

リフレッシュスペースを設置する場合、内容次第で大きな金額が発生します。事前にリフレッシュスペース設置に使用できる予算を設定しておくことが重要です。予算の設定がなければ、要望を全て詰め込み大きな工事金額がかかる場合があります。さらに資金調達の方法も検討しておきましょう。現金や銀行などから借り入れを行うのか明確にする必要があります。特に借り入れの場合は、借り入れの金額、金利、返済期間、借り入れの条件などの制約がでてくるため、事前に金融機関へ相談しておきましょう。

職場環境の改善とリフレッシュスペースの役割

職場環境の改善は、社員のモチベーションや生産性の向上につながる重要な要素のひとつです。職場環境の改善方法のひとつとして、リフレッシュスペースの設置が注目されています。リフレッシュスペースの役割のひとつに社員の健康への影響に効果的とされています。ここからは、リフレッシュスペースの健康への影響について詳しく解説していきます。

リフレッシュスペースの健康への影響

リフレッシュスペースの設置による健康への影響には以下のようなものがあります。

• 適度にリフレッシュすることで、ストレスの軽減からメンタルヘルスの向上が期待できます
• エクササイズやストエッチが行えるエリアを設けることで、身体を動かす機会が増え健康維持につながります
• 快適なソファやリクライニングチェアによって、疲労回復にも効果的です

上記のようにリフレッシュスペースは、心と身体の健康への効果が期待できるため、職場環境改善の役立つものといえます。

リフレッシュスペース導入の注意点

メリットとなる部分が多いリフレッシュスペースですが導入することによるデメリットも存在します。デメリットの部分もしっかりと理解しておかなければ、リフレッシュスペースの設置が無駄になる可能性があります。ここからは、そんなリフレッシュスペース設置によるデメリットなどについて詳しくしょうかいしていきます。

リフレッシュスペース設置によるデメリット

リフレッシュスペース設置によるデメリットや注意点については以下のようなものがあります。

• 設置のためにスペースが必要
  設置のためにオフィス内のスペースを割く必要があります。他の目的で利用していたスペースが利用できなくなる可能性が出てきます。スペースを有効利用して、なるべく無駄なスペースができないように計画する必要があります。
• 改装のためのコスト
  リフレッシュスペースの設置には、改装工事が必要であるためコストがかかってきます。相見積もりなどをとって、予算をしっかり検討することが重要です。家具や設備の選定の際にも、コスパのいいものを選択するようにしましょう。
• 利用による弊害
  快適なリフレッシュスペースでは、利用時間が長くなってしまい業務に影響がでる場合があります。利用の目的やルールを明確化して、実務に影響がでないように対策を行う必要です。
• プライバシーの問題
  リフレッシュスペースでの何気ない会話などが外部に漏れる可能性があります。パーテーションなどの仕切りや音響対策を行い、リフレッシュスペースのプライバシーの確保が必要です。

リフレッシュスペースの設置はメリットばかりでなく、上記のようなデメリットがあるため適切な対策をとり、バランスのよいオフィス空間をつくることが重要です。

社内文化にマッチしたスペース設計

リフレッシュスペースの効果より向上させるために、社内文化にマッチしたスペース設計を行うことがおすすめです。社内文化にマッチしたスペース設計は以下のポイントを抑えて設計する必要があります。

• 会社のビジョンなどが反映させるデザイン。
• 社員のニーズを尊重した設計。
• コミュニケーションの促進。
• 企業ブランディングを強調。

上記のポイントを抑えて設計することで、リフレッシスペースの効果向上につながるため、おすすめの設計方法といえます。

まとめ

今回の記事では、オフィスリフレッシュスペースについて詳しく解説していきました。オフィスリフレッシュスペースは、社員のモチベーションや社内のコミュニケーション向上、企業の生産性向上に有効な役割を果たします。社員のストレス軽減による健康への効果も期待されています。働き方改革など昔に比べて、働き方の変化が著しい現在の世の中に適したものといえます。リフレッシュスペースを有効に活用して、社員満足度や生産性の高い企業づくりにつなげていきましょう。