オフィスの入居審査を突破する方法とは？審査基準と審査を通過するポイントを徹底解説！

オフィスへの入居を考えているけれど、審査に通るかどうか分からないとお悩みではありませんか。そこで本記事ではそんなお悩みを払拭すべく、入居審査の基準や審査に通らない理由、審査を通過するためのポイントについて解説します。この記事を最後までお読みいただき、オフィスの入居審査に対する不安を払拭し、最適なオフィス選びにお役立てください。

オフィスの入居審査で見られる項目

オフィスの入居審査は、いくつかの項目にもとづき審査されます。ここでは、入居審査で見られる項目について解説します。

業種

「業種」は、入居審査における重要なチェック項目です。業種によっては、業績の不安定さや倒産リスクを懸念されることがあり、厳しい審査基準が適用されます。例えば、不動産業やスタートアップ企業、金融業や水商売などの業種は、入居を敬遠されやすい傾向にあります。また、特定のビルやエリアでは入居できる業種が制限される場合もあるため、オフィス選びの際には事前の理解が必要です。

業績

「業績」は、入居審査における重要なチェック項目です。業績の良し悪しは、過去2～3年分の決算書や売上高、利益率などをもとに判断され、財務の健全性や支払い能力が評価されます。一般的に、業績が安定している企業ほど審査に通りやすいとされていますが、スタートアップ企業であっても、資本の充実度や成長性を提示することで高く評価される場合もあります。

信用調査

「信用調査」は、入居審査における重要なチェック項目です。オフィスの入居審査では、支払い能力や債務状況をチェックする目的で、企業の信用調査がおこなわれます。信用調査では、金融機関の取引履歴や借入状況、信用調査会社による信用スコアなどがチェックされます。

オフィスの使用用途

「オフィスの使用用途」は、入居審査における重要なチェック項目です。オフィスの使用用途によっては、オーナーや管理会社の方針に合わない場合があります。例えば、騒音が発生する業種や人の出入りが多い業種は敬遠されるケースもあるため、使用用途を分かりやすく説明し、オーナーや管理会社に安心感を与えることが重要です。

連帯保証人の支払い能力

「連帯保証人の支払い能力」は、入居審査における重要なチェック項目です。オフィスの入居審査では、連帯保証人の財務状況や信用情報、保証会社利用の可否がチェックされ、支払い能力に不安がある場合には審査も通りにくくなります。

企業の将来性

「企業の将来性」は、入居審査における重要なチェック項目です。特に、新興企業やスタートアップ企業の場合には、現在の業績だけでなく、将来的な成長性や事業計画が評価対象となります。

入居審査の必要書類

オフィスの入居審査を受ける際には、いくつかの書類を用意する必要があります。ここでは、入居審査の必要書類について解説します。

入居申込書

入居申込書は、オフィス申込の意思を示すために、オーナーや管理会社に提出する書類です。入居申込書には、会社名、代表者名、連絡先、会社設立年月日などの基本情報に加え、事業内容や従業員数などの情報も記載します。

登記事項証明書

登記事項証明書は、法人の登記情報が記載されている公的書類です。登記事項証明書は、企業が正式に登記されていることを証明し、審査の際には会社の信用度を評価するために使用されます。

決算報告書

決算報告書は、企業の財務状況や経営成績、キャッシュフローの状況などを示す公文書であり、法人が事業年度末に作成する書類です。オフィスの入居審査では、直近2〜3年分の決算報告書を求められることが多く、売上高や利益、負債の状況から、財務の健全性や支払い能力が判断されます。

会社案内

会社案内は、企業の理念や沿革、会社概要や社長挨拶、事業内容やサービス案内などをまとめた資料です。オフィスの入居審査では、事業に対する理解を深めてもらうために会社案内が使用されます。特に、事業内容が伝わりづらい場合は審査で不利になる可能性があるため、分かりやすく充実した会社案内を用意することが重要です。

オフィスの入居審査に通らない理由

オフィスの入居審査に通らない原因には、いくつかの要因が存在します。ここでは、オフィスの入居審査に通らない理由について解説します。

開業して日が浅い

開業して日の浅い企業がオフィスの入居審査に通りづらいのは、過去の実績がなく、事業の安定性が不明確だと判断されるためです。オフィスの入居審査では、安定した収入と継続的な営業実績が重視されるため、個人開業であれば開業から1年、法人開業であれば開業から3年経過するまでは審査が通りにくい傾向にあります。また、開業1年未満で審査を受ける際には決算報告書もそろわないため、事業計画書や通帳の写しなどが必要です。

資本金が少ない

企業の資本金が足りないという理由で、オフィスの入居審査に通らないケースは存在します。強固な経営基盤が求められるオフィスの賃貸契約では、資本金の大きさが審査通過に大きく影響します。そのため、資本金が少ない場合には審査のハードルが高くなり、設立年数や従業員数、売上高や決算報告書など他の要素で信用を補うことが必要です。

個人の年収が足りない

企業に対する入居審査ではあるものの、経営者個人の年収が乏しいと審査に通らない場合もあります。オフィスの入居審査では、企業の財務状況だけでなく、経営者個人の年収も審査対象になる場合があるため、個人の年収をあまりに少なく設定していると、希望のオフィスに入居できない可能性が高くなってしまいます。特に、小規模企業やスタートアップ企業の場合には個人保証を求められるケースも多いため、経営者の年収をほどほどに設定しておくことも必要です。

債務超過の状態にある

企業が債務超過の状態にある場合には、オフィスの入居審査に通らない場合が考えられます。債務超過の状態にある企業は、財務の健全性が低く、倒産リスクが高いと判断されてしまうため、審査に落とされてしまいます。ただし審査に際して、保証会社の保証が受けられる場合には、それを条件に審査に通過できるケースもありますので、検討してみるのも得策です。

業種が不明瞭

オフィスの入居審査に際して、何をやっている会社かよく分からないという印象を与えてしまうと、業種が不明瞭と判断され、審査に通らない場合があります。オーナーや管理会社の担当者には年配の方も多くいるため、IT企業やスタートアップ企業など年配の方にとって理解しづらい業務をおこなっている企業は、懇切丁寧に自社の業務内容を説明する必要があります。また、事業内容が不明確なだけでなく、社会的なイメージが良くない業種も審査に通りづらいことが一般的です。これは、オーナーや管理会社がビルのブランドイメージや他のテナントへの影響を考慮した判断になります。

ビルに同業種のテナントが入居している

入居を希望するビルに同業種のテナントが入居している場合には、入居審査に通らないことが考えられます。これは、競合関係からくるトラブルを避ける目的や、競合した結果に既存の優良テナントが退去してしまうリスクを回避する目的から判断したものであり、入居者構成のバランスを保つ対応だといえます。

オーナーの好み

オフィスの入居審査では、オーナーの好みで審査に落とされてしまう場合もあります。ビルのオーナーが以前に似たような業種の企業で苦労した経験があるケースでは、先入観から敬遠されてしまうことも事実です。この場合には、細かく説明することで信用を勝ち取ることも大切ですが、きっぱり諦めて次の物件探しに労力を割いた方がよい場合もあります。

入居審査に通りやすくする方法

オフィスの入居審査に通りやすくするには、ポイントを押さえておく必要があります。ここでは、入居審査に通りやすくする方法を紹介します。

内見時に良い印象を与える

内見時に良い印象を与えることも、オフィスの入居審査に通りやすくするための有効な方法です。提出書類で判断することは大前提のうえで、結局のところは人で判断したいオーナーや管理会社も多いため、身だしなみや言葉遣いに気を配り、誠実かつ堅実な印象を与える必要があります。内見は単なる施設のチェックではなく、審査の一環として見なされている場合もあるため、細部まで気を払って審査に臨むことが重要です。

企業の信用度を高める

オフィスの入居審査に通りやすくするには、企業の信用度を高めておくことが重要です。企業の信用度を高めるには、設立年数や従業員数、資本金や売上高、決算報告書などの情報を正確に把握し、正しく提示することが求められます。また、審査の際には、信用度の指針として信用調査を実施する場合もあるため、日ごろから金融機関の取引履歴や借入状況、信用調査会社による信用スコアなどに傷をつけない経営を続けておくことが重要です。

あらかじめ審査基準の傾向を把握しておく

入居審査の通過率を上げるためには、あらかじめオーナーや管理会社が考える審査基準の傾向を把握しておくことが重要です。オーナーや管理会社ごとに審査基準は異なりますが、一般的な傾向やビルの入居者層などを事前にリサーチすることで、必要な準備がしやすくなります。また、万が一審査に落ちてしまっても、落ちた理由を明確に理解し、次に繋がる心がけも忘れてはなりません。

テナント入居を得意とする不動産会社に仲介を依頼する

最初から、テナント入居を得意とする不動産会社に仲介を依頼することで、オフィスの入居審査に通る確率が高くなります。テナント入居を得意とする不動産会社であれば、テナント対応を専門とする担当者が、入居を希望するビルのオーナーや管理会社の審査基準を把握したうえで、審査通過に必要な書類準備やアドバイスを提供する強い味方になってくれます。

入居審査に通らなかった場合の対処法

オフィスの入居審査に通らなかった場合でも、次の手を打つことで新たな道が開ける場合があります。ここでは、入居審査に通らなかった場合の対処法を紹介します。

希望する物件を変える

オフィスの入居審査に落ちてしまった場合には、別の物件に目を向けることも大切です。その際にはどうしても譲れない部分は変更せず、立地・広さ・賃料などの中から妥協できる部分を見直し、新たな物件を探すことで、審査に通過する可能性が高まります。

不動産会社を変える

仲介を依頼する不動産会社を1社に絞らず、オフィスの入居審査に通らなかった場合には、別の不動産会社に依頼し直すことで良い結果が出る場合もあります。どこも同じ対応ではなく不動産会社によって得意分野は異なるため、テナント仲介に強い不動産会社へ依頼することで、審査の通過率が上がる可能性もあります。

レンタルオフィスを検討する

どうしてもオフィスの入居審査に通らない場合には、一時的な対策としてレンタルオフィスやシェアオフィスを活用することも1つの選択肢です。レンタルオフィスやシェアオフィスは、審査が比較的緩やかで短期間から利用できるため、急ぎでオフィスを構えたい際には積極的に利用することをおすすめします。

審査する側の審査傾向を知る

オフィスの入居審査は、オーナーや管理会社によって基準や傾向が異なります。審査する側の特徴を理解することで、より適切な対策が講じられます。

個人オーナー

個人オーナーは、自らが所有する物件を賃貸に出すため、審査基準は柔軟であることが一般的です。ただし、オーナーの好みや価値観が審査に影響を与える場合もあります。個人オーナーの場合には、人柄や企業のビジョンなどのソフトな要素を重視するケースもあります。

管理会社

管理会社は、オーナーの代理として入居審査をおこなうため、オーナーの意向に沿った審査基準を持っています。また、審査基準は管理会社によって異なるため、担当者の裁量による部分も影響を与えます。管理会社の場合には、基本的に財務の健全性や支払い能力が重点的にチェックされますが、オーナーの意向を重視する場合もあります。

まとめ

この記事では、オフィスの入居審査で見られる項目や必要書類、入居審査に通らない理由や通りやすくする方法、入居審査に通らなかった場合の対処法などについて解説しました。オフィスの入居審査では、業種や業績、信用調査の内容や使用用途、連帯保証人の支払い能力や企業の将来性などが特徴的なチェック項目です。審査に通らない理由には、営業年数や資本金、債務超過や業種の不透明性などが挙げられます。
一方で、内見時の印象を良くすることや審査基準を把握しておくこと、テナントに強い不動産会社を選ぶことなどで審査通過の可能性を高められます。オフィスに入居する審査基準はオーナーや管理会社で異なるため、それぞれの傾向を理解し、柔軟に対応することが重要です。そのため、オフィスの入居審査を成功させるには、十分な準備と適切な対応が必要になります。